Acquisition¶

Créer un SIP¶

1. Traitez les transferts tel que décrit dans Transferts. Si vous avez sélectionné « Créer un seul SIP et poursuivre le traitement » dans l’onglet Transfert, votre SIP a été créé et Archivematica lancera les tâches d’Acquisition. Cliquez sur l’onglet Acquisition pour continuer à travailler avec votre SIP.

2. Le SIP subira plusieurs microservices. Si vous avez préconfiguré Archivematica ainsi, le traitement arrêtera à un point de décision permettant de choisir une méthode d’identification de fichier pour la normalisation ou d’utiliser des données existantes recueillies au moment de l’identification à l’étape du transfert. Le paramètre par défaut d’Archivematica est l’utilisation de données existantes. Pour en savoir plus sur cette option, consultez Administrer — Configuration de traitement.

3. Lorsque le SIP arrive à l’étape « Normaliser », vous pourrez sélectionner la méthode de normalisation privilégiée pour le SIP. Sélectionnez celle qui convient le mieux à votre flux de travail.

   

   Microservice de normalisation

4. Pour ajouter des métadonnées descriptives, reportez-vous à la section Ajouter des métadonnées ci-dessous.

5. Pour ajouter de l’information sur les privilèges PREMIS, reportez-vous à la section Ajouter des privilèges PREMIS ci-dessous.

6. Pour sélectionner une option de normalisation, reportez-vous à la section Normalisation ci-dessous.

Classer un SIP à partir du backlog¶

Cette section porte sur la fonctionnalité de classement du backlog de la page d’acquisition, plutôt que sur l’onglet Backlog. Pour en savoir plus sur l’onglet Backlog, consultez Backlog.

1. Sélectionnez le contenu du backlog en le cherchant à l’aide des champs de recherche figurant en haut de l’onglet Acquisition ou en explorant le backlog et en cliquant sur les icônes de dossiers du volet Originaux. Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs éléments ici, mais vous pouvez déplacer des dossiers/répertoires complets.

   

   Transférer les résultats de la recherche du backlog dans le volet Originaux

2. Archivematica affichera les répertoires disponibles dans le backlog Transfert, y compris le nombre d’objets qui se trouve dans chacun des répertoires. Pour masquer les répertoires du volet Originaux, cliquez sur le répertoire et ensuite sur Masquer.

3. Glissez-déplacez les répertoires et/ou les objets du transfert à classer du volet Originaux au volet Classer. En glissant-déplaçant, vous pouvez créer une structure de classement pour votre SIP. À noter que toutes les métadonnées, la documentation de soumission et les autres données correspondantes sont également copiées dans le volet Classement avec vos objets. Une copie est conservée avec tout ce qui reste dans le volet Originaux. Ces fichiers sont masqués parce qu’ils ne peuvent pas être classés dans les objets correspondants.

   

   Glisser-déplacer du volet Originaux au volet Classer

   Note

   Dans l’exemple ci-dessus, le répertoire Project.zip a été glissé du volet Originaux au volet Classer. À noter que le répertoire Project.zip du volet Originaux est en gris pour signaler que le fichier a été ajouté comme SIP potentiel.

4. Cliquez sur le répertoire du volet Classer pour le sélectionner et ensuite sur Créer un SIP. Archivematica confirmera que vous désirez bien créer un SIP à partir des objets sélectionnés et passera ensuite aux microservices d’acquisition.

5. Pour classer votre SIP, créez un ou plusieurs répertoires dans le volet Classer en cliquant sur Ajouter un répertoire. Vous pouvez créer des répertoires imbriqués les uns dans les autres. Remarque : Vous ne pouvez pas renommer un répertoire après l’avoir créé. Vous devez le supprimer et en créer un nouveau en lui donnant un nouveau nom.

   

   Créer un nouveau répertoire dans le volet Classer

6. Cliquez-déplacez les fichiers du volet Originaux dans le répertoire ciblé du volet Classer. Vous pouvez déplacer des fichiers individuels ou des répertoires complets. Tous les fichiers doivent se trouver dans un répertoire Classer. Vous ne pouvez pas utiliser « Classer » comme répertoire principal.

7. Lorsque vous avez fini de déplacer les fichiers et les répertoires dans le volet Classer, sélectionnez le répertoire principal : c’est ce répertoire qui deviendra votre SIP. Cliquez sur Créer un SIP. Les fichiers ou répertoires qui ne sont pas dans le répertoire que vous sélectionnez, demeureront dans le volet Classer jusqu’à ce que vous ayez créé un SIP qui les contienne.

   

   Créer un nouveau SIP en cliquant sur un répertoire du volet Classer

8. Archivematica confirmera que vous désirez créer un SIP et, après la confirmation, passera aux microservices d’Acquisition.

Classer un SIP pour AtoM¶

Si vous prévoyez créer un DIP pour Télécharger dans AtoM, il serait peut-être utile d’ajouter des niveaux de description à vos répertoires et/ou objets. Archivematica ajoutera une structMAP logique au fichier METS, qu’AtoM utilisera pour créer des objets d’information, en appliquant vos niveaux de description. À noter que si un objet numérique n’est pas assorti d’un niveau de description, AtoM lui attribuera automatiquement le niveau « élément ».

Cette fonctionnalité fonctionne avec les versions AtoM 2.2 et plus récentes.

1. Sélectionnez un répertoire ou un objet dans le volet Classer. Cliquez sur Modifier les métadonnées pour sélectionner le niveau de description.

   

2. Au fur et à mesure que vous ajoutez des niveaux de description, ils apparaîtront dans le volet Classer pour que vous puissiez les examiner avant de finaliser votre SIP.

   

Ajouter des métadonnées¶

Dans Archivematica, vous pouvez ajouter des métadonnées avant ou après l’étape de la normalisation. Archivematica vous rappellera d’ajouter des métadonnées, si vous désirez le faire, durant le microservice de traitement du répertoire des métadonnées. Voir AtoM Dublin Core pour en savoir plus sur les éléments du Dublin Core qui sont disponibles.

1. Cliquez sur l’icône de modèle.

   

   Pour ajouter des métadonnées, cliquez sur l’icône de modèle

2. Cela vous amènera au panneau de détails du SIP. Dans l’entête Métadonnées, cliquez sur Ajouter.

   

   Page d’information du SIP

3. Ajouter les métadonnées et sauvegardez-les en cliquant sur le bouton Créer au bas de l’écran. Lorsque vous survolez un champ, des infobulles sont activées : elles définissent l’élément du Dublin Core et fournissent un lien vers ISO 15836 Dublin Core Metadata Element Set. À noter que vous ne pouvez ajouter des métadonnées qu’au niveau global à l’aide du modèle – les métadonnées seront appliquées à chaque objet du SIP. Si vous désirez ajouter des métadonnées à un objet numérique, vous devez Importer des métadonnées au moyen d’un CSV ou les ajouter lorsque l’objet a été téléchargé dans votre système d’accès.

   

   Formulaire de saisie de métadonnées du SIP

4. Lorsque vous cliquez sur Créer, vous verrez la saisie de métadonnées dans la page de liste. Pour la modifier davantage, cliquez sur Modifier à droite. Pour supprimer, cliquez sur Supprimer. Pour ajouter d’autres métadonnées DC, cliquez sur le bouton Ajouter, sous la liste.

   

   Liste de métadonnées du SIP

5. Retournez à l’onglet Acquisition afin de poursuivre le traitement du SIP.

Ajouter des privilèges PREMIS¶

Archivematica allows you to add PREMIS rights either prior to the normalization step or after. Archivematica will prompt you with a reminder to add rights information if desired during the Process metadata directory micro-service. For more information about the PREMIS rights fields, see PREMIS template.

1. Cliquez sur l’icône de modèle.

Cliquez sur l’icône de modèle.

2. Cela vous mènera au panneau de détails du SIP. À gauche, sous Privilèges, cliquez sur Ajouter.

Panneau de détails du SIP

3. Ajoutez les privilèges et sauvegardez-les en cliquant sur le bouton Sauvegarder en bas de l’écran, ou en cliquant sur le bouton Suivant si vous avez terminé, et désirez passer à la seconde page de saisie de données. Les enregistrements de privilèges comportent deux pages de contenu.

Modèle de privilèges SIP - première page

Pour accéder à la seconde page pour terminer la saisie des données, cliquez sur Suivant. À noter que vous ne pouvez ajouter des privilèges qu’au niveau du SIP. Si vous désirez ajouter des privilèges à un objet numérique donné, vous devrez le faire après avoir téléchargé l’objet dans votre système d’accès.

Modèle de privilèges du SIP – seconde page

4. Lorsque vous cliquez sur Sauvegarder à la seconde page, vous pourrez alors ajouter une autre action et ses autorisations et/ou restrictions.

Actions répétitives du modèle des privilèges

5. Si vous avez fini d’ajouter des Actions, cliquez sur Terminé. Vous pourrez voir l’enregistrement des privilèges sur la page de liste. Pour modifier davantage, cliquez sur Modifier à droite.

Panneau de détails du SIP avec privilèges

6. Retournez à l’onglet Acquisition afin de poursuivre le traitement du SIP.

Normaliser¶

Normalization is the process of converting an ingested digital object to a preferred preservation and/or access format.

Note that the original objects are always kept along with their normalized versions. For more information about Archivematica’s preservation strategy, go to the Preservation Planning section of the manual.

1. At the normalization micro-service, the SIP will appear in the dashboard with a bell icon next to it. Select one of the normalization options from the Actions drop-down menu:

Sélectionner une option de normalisation

• None - the user is prompted for a decision.
• Normalize for preservation and access - creates preservation copies of the objects plus access copies which will be used to generate the DIP.
• Normalize for preservation - creates preservation copies only. No access copies are created and no DIP will be generated.
• Normalize manually - see Manual Normalization for more information.
• Do not normalize - the AIP will contain originals only. No preservation or access copies are generated and no DIP will be generated.
• Normalize service files preservation - see Digitization for more information.
• Normalize for access - the AIP will contain originals only. No preservation copies will be generated. Access copies will be created which will be used to generate the DIP.

Note that depending on the setup of your transfer, you may not see all of the options listed above.

2. Lorsque la normalisation est terminée, vous pouvez examiner les résultats dans le Rapport de normalisation. Cliquez sur l’icône de rapport à côté du menu déroulant Actions.

Cliquez sur l’icône de rapport pour ouvrir le rapport de normalisation

Le rapport indique ce qui a été normalisé et ce qui est déjà dans un format de préservation et d’accès acceptable :

3. Pour examiner les résultats de la normalisation dans un nouvel onglet, cliquez sur Examiner. Si votre navigateur est doté de plugiciels pour visualiser un fichier, vous pouvez l’ouvrir dans un autre onglet en cliquant dessus. Si vous cliquez sur un fichier et que votre navigateur ne peut l’ouvrir, le fichier sera téléchargé localement pour que vous puissiez l’examiner à l’aide d’un logiciel installé sur votre machine.

Examiner les résultats de la normalisation dans un nouvel onglet

4. Approuvez la normalisation dans le menu déroulant Actions afin de poursuivre le traitement du SIP. Vous pouvez aussi Rejeter le SIP ou refaire la normalisation. Si des erreurs se sont glissées dans la normalisation, suivez les instructions de la section Gestion des erreurs pour régler le problème.

Transcrire le contenu du SIP¶

Archivematica permet aux utilisateurs de Transcrire le contenu du SIP à l’aide de l’outil ROC Tesseract. Si l’utilisateur sélectionne Oui durant ce microservice, un fichier ROC sera inséré dans le DIP et stocké dans l’AIP.

Stocker l’AIP¶

1. Lorsque la normalisation a été approuvée, le SIP subit plusieurs microservices, à savoir le traitement de la documentation de soumission, la création du fichier METS, l’indexation, la production du DIP et le montage de l’AIP.

Archivematica est prêt à stocker l’AIP et à télécharger le DIP

2. Si vous le désirez, examinez le contenu de l’AIP dans un autre onglet en cliquant sur Examiner. Pour en savoir plus sur la structure de l’AIP et le fichier METS/PREMIS d’Archivematica, consultez la documentation Archivematica : voir Structure de l’AIP. Vous pouvez maintenant télécharger l’AIP en cliquant dessus.
3. Dans le menu déroulant Action, sélectionnez « Stocker l’AIP » pour archiver l’AIP. Vous pouvez stocker l’AIP dans divers répertoires préconfigurés. Pour en savoir plus sur la configuration des emplacements de stockage d’AIP, voir le Manuel de l’administrateur - Service de stockage.
4. Dans le menu déroulant Actions, sélectionnez l’emplacement de stockage de l’AIP dans les options proposées.

Télécharger le DIP¶

Archivematica prend en charge le téléchargement de DIP vers AtoM, ArchivesSpace, CONTENTdm et Archivists’ Toolkit. Pour en savoir plus sur la manière de télécharger les DIP dans votre système d’accès, consultez Accès.

Re-ingest AIP¶

There are three different types of AIP re-ingest:

Where to start the re-ingest process¶

You can start the re-ingest process through the Archival Storage tab on the Dashboard, the Storage Service, or the API.

Archival Storage tab on the Dashboard¶

Go to the Archival Storage tab and find the AIP you wish to re-ingest by searching or browsing.

1. Click on the name of the AIP or View to open that AIP’s view page. Under Actions, click on Re-ingest.

2. Choose the type of re-ingest (metadata, partial or full).

3. Click on Re-ingest. Archivematica will tell you that the AIP has been sent to the pipeline for re-ingest.

Note

If you attempt to re-ingest an AIP which is already in the process of being re-ingested in the pipeline, Archivematica will alert you with an error.

Note

Archivematica will appear to allow you to extract and then delete packages. However, the resulting AIP will still actually contain the packages, and in the METS file they will not have re-ingestion events correctly associated with them. This is documented as a bug here: https://projects.artefactual.com/issues/10699

4. Proceed to the Transfer or Ingest tab and approve the AIP re-ingest.

5. At the Normalization micro-service you will make different choices depending on the type of AIP re-ingest you’ve selected.

   Metadata-only re-ingest

   1. Add or update your metadata before you approve Normalization to ensure the metadata is written to the database, which means it will be written to the AIP METS file. There are two ways to add or update metadata:
      1. Add metadata directly into Archivematica
         1. Click on the paper and pencil icon on the same line as the name of the SIP to take you to the « Add metadata » page.
         2. Click « Add » under « Rights » if you have rights-related metadata to add.
         3. Click on « Add » under « Metadata » if you have descriptive metadata to add.
         4. Enter your metadata.
         5. Click on « Ingest » (top left corner) to go back to the Ingest tab when you’re done.
      2. Add metadata files
         1. Click on the metadata report icon on the same line as the name of the SIP to take you to the « Add metadata » page.
         2. Click on « Add metadata files » under « Metadata »
         3. Click on « Browse »
         4. Select a metadata.csv file. Note name of the file must be exactly metadata.csv and the file must follow the structure outlined in Import metadata. The file must also be staged in the same Transfer Source location that you stage your objects for transfer to Archivematica.
   2. Select « Do not normalize » when you have finished adding your metadata.
   3. Continue processing the SIP as normal.

Note

When performing a metadata-only re-ingest, there will be no objects in your AIP in the review stage- Archivematica replaces the METS file in the existing AIP upon storage.

Partial re-ingest

1. Add metadata if desired. See Metadata-only re-ingest for instructions
2. Select « Normalize for access ».
3. Continue processing the SIP as normal.

Full re-ingest

1. Add metadata if desired. See Metadata-only re-ingest for instructions.
2. Select the normalization path of your choosing.
3. Continue processing the SIP as normal.

Important

Toutes les options de normalisation seront affichées pour les SIP normalisés. Mais pour les métadonnées seulement ou la réacquisition partielle, seules les voies de normalisation ci-haut sont prises en charge.

Astuce

You can add or update the metadata either before or after Normalization, but to ensure the metadata is written to the database before the AIP METS is prepared, it is recommended practice to add the metadata before Normalization, or set the metadata reminder to unchecked in Processing Configuration.

Service de stockage¶

1. Dans l’onglet Paquets du Service de stockage, cliquez sur Réacquisition à côté de l’AIP donné.

2. Le Service de stockage vous invitera à sélectionner un pipeline, les types de réacquisition (voir ci-dessus pour des descriptions détaillées), et pour une réacquisition intégrale, le nom de la configuration de traitement.

3. Le Service de stockage confirmera que l’AIP a été acheminé au pipeline aux fins de réacquisition. Allez à l’onglet Transfert ou Acquisition de votre pipeline, et suivez les étapes 3 à 6 ci-dessus.

API¶

Documentation à venir.

Clean up the ingest dashboard¶

The dashboard in the Ingest tab should be cleaned up from time to time. As the list of SIPs grows, it takes Archivematica longer and longer to parse this information which can create browser timeout issues.