Acquisition¶

Créer un SIP¶

1. Traitez les transferts tel que décrit dans Transferts. Si vous avez sélectionné « Créer un seul SIP et poursuivre le traitement » dans l’onglet Transfert, votre SIP a été créé et Archivematica lancera les tâches d’Acquisition. Cliquez sur l’onglet Acquisition pour continuer à travailler avec votre SIP.

2. The single SIP will move through a number of microservices. If you have preconfigured Archivematica to do so, processing will stop at a decision point that allows you to run file identification again or to use the existing file identification information captured during transfer. Archivematica’s default is to use existing data. For more about this option, see Processing configuration.

3. Lorsque le SIP arrive à l’étape « Normaliser », vous pourrez sélectionner la méthode de normalisation privilégiée pour le SIP. Sélectionnez celle qui convient le mieux à votre flux de travail.

   

   Normalization microservice

4. Pour ajouter des métadonnées descriptives, reportez-vous à la section Ajouter des métadonnées ci-dessous.

5. Pour ajouter de l’information sur les privilèges PREMIS, reportez-vous à la section Ajouter des privilèges PREMIS ci-dessous.

6. Pour sélectionner une option de normalisation, reportez-vous à la section Normalisation ci-dessous.

The microservices that run on the Ingest tab include:

• Verify SIP compliance: verifies that the SIP conforms to the folder structure required by Archivematica for processing.
• Rename SIP directory with SIP UUID: associates the SIP with its metadata by appending the SIP UUID to the SIP directory name and checks if SIP is from Maildir transfer type to determine workflow. Both the transfer UUID and the SIP UUID are captured in the final AIP.
• Normalize: normalization converts ingested digital objects to preferred preservation and/or access formats according to user preference, using rules from Preservation planning. Choices about normalization can be made at the time the service is run, or automated in Processing configuration.
• Process manually normalized files: processes files that have been normalized prior to transfer or allows manual normalization during ingest.
• Policy checks for derivatives: checks access and preservation derivatives created during normalization against the Format Policy Registry.
• Add final metadata: allows the user to add metadata through the UI if desired.
• Transcribe SIP contents: runs Tesseract OCR tool on JPG or TIFF images in the SIP.
• Process submission documentation: processes any submission documentation included in the SIP and adds it to the objects directory.
• Bind PIDs: this microservice uses integration with the Handle.Net registry to create persistent identifiers.
• Generate AIP METS: generates the Archivematica AIP METS.xml file.
• Prepare DIP: if normalizing for access, creates a DIP containing access copies of the objects, thumbnails, and a copy of the METS.xml file.
• Prepare AIP: creates an AIP in Bagit format; creates the AIP pointer file; indexes the AIP, then losslessly compresses it.
• Review AIP: part of the Prepare AIP microservice, allows the user to review the structure and content of the AIP before proceeding.
• Upload DIP: when DIP is created, allows the user to upload the DIP to connected access options if desired. [link]
• Store DIP: allows the user to choose to store the DIP in a location pre-configured in the Storage Service.
• Store AIP: moves the AIP to sharedDirectoryStructure/www/AIPsStore or another specified directory. Before the AIP has been stored, a copy of it is extracted to a local temp directory, where it is subjected to standard BagIt checks: verifyvalid, checkpayloadoxum, verifycomplete, verifypayloadmanifests, verifytagmanifests.

Add descriptive metadata¶

Archivematica can accept descriptive metadata about your digital objects. For information on including descriptive metadata prior to starting your transfer, see Transfers with descriptive and/or rights metadata. This section will describe how to add descriptive metadata to your materials once processing has begun in Archivematica.

Archivematica can be configured to prompt you with a reminder to add metadata by setting the processing configuration field Reminder: add metadata if desired to None. This reminder occurs at the last moment that it is possible to add metadata; once the ingest proceeds past this point, it is no longer possible to add metadata to the SIP.

There are two methods for adding metadata while materials are being processed: by entering it into a form or by uploading a CSV file.

If you are planning to pass descriptive metadata to AtoM, see AtoM Dublin Core for information about the Dublin Core elements available.

Ajouter des privilèges PREMIS¶

Archivematica can accept PREMIS rights metadata about your digital objects and parse this information into the METS file. For information on including rights metadata prior to starting your transfer, see Transfers with descriptive and/or rights metadata. This section will describe how to add rights metadata to your materials once processing has begun in Archivematica.

Archivematica can be configured to prompt you with a reminder to add metadata by setting the processing configuration field Reminder: add metadata if desired to None. This reminder occurs at the last moment that it is possible to add metadata; once the ingest proceeds past this point, it is no longer possible to add metadata to the SIP.

1. While on the Transfer or Ingest tab, click on the metadata template icon to the right of the transfer name.

   

   To add rights, click on the template icon.

2. This will take you to the SIP detail panel. On the left-hand side, under Rights, click Add.

   

   Panneau de détails du SIP

3. Add the rights basis information and save the data by clicking the Save button at the bottom of the screen, or click Next if you are finished and ready to move on to the second page of data entry.

   

   Modèle de privilèges SIP - première page

4. Enter act information and the associated grants/restrictions and save the data by clicking Save.

   

   Modèle de privilèges du SIP – seconde page

5. When you click Save on the acts page, you will be given the option to add another act and further grants/restrictions.

   

   Actions répétitives du modèle des privilèges

6. Once you have finished adding acts, click Done. You will see the rights entry in the list page. You can add more rights by clicking Add again, or edit or delete existing rights from this page.

   

   Panneau de détails du SIP avec privilèges

6. Return to the Transfer or Ingest tab to continue processing the SIP.

Normaliser¶

Normalization is the process of converting an ingested digital object to a preferred preservation and/or access format.

Note that the original objects are always kept along with their normalized versions. For more information about Archivematica’s preservation strategy, go to the Preservation Planning section of the manual.

1. At the normalization microservice, the SIP will appear in the dashboard with a bell icon next to it. Select one of the normalization options from the Actions drop-down menu:

   

   Sélectionner une option de normalisation

   • Normalize for preservation and access - creates preservation copies of the objects plus access copies which will be used to generate the DIP.
   • Normalize for preservation - creates preservation copies only. No access copies are created and no DIP will be generated.
   • Normalize for access - the AIP will contain originals only. No preservation copies will be generated. Access copies will be created which will be used to generate the DIP.
   • Normalize service files for access - see Transferring material with service (mezzanine) files for more information.
   • Normalize manually - see Manual Normalization for more information.
   • Do not normalize - the AIP will contain originals only. No preservation or access copies are generated and no DIP will be generated.
   • Reject SIP - the ingest will be cancelled.

   Note that depending on the setup of your transfer, you may not see all of the options listed above.

2. Lorsque la normalisation est terminée, vous pouvez examiner les résultats dans le Rapport de normalisation. Cliquez sur l’icône de rapport à côté du menu déroulant Actions.

   

   Cliquez sur l’icône de rapport pour ouvrir le rapport de normalisation

   The report provides detailed information about whether normalization was atttempted and for what purpose. Pink shading indicates that a file has not been normalized to an accepted preservation or access format.

   

3. You may review the normalization results in a new tab by clicking on Review.

   

   Examiner les résultats de la normalisation dans un nouvel onglet

   If your browser has plug-ins to view a file, you may open it in another tab by clicking on it. If you click on a file and your browser cannot open it, it will download locally so you can view it using the appropriate software on your machine.

   

   Examiner les résultats de la normalisation dans un nouvel onglet

4. Approuvez la normalisation dans le menu déroulant Actions afin de poursuivre le traitement du SIP. Vous pouvez aussi Rejeter le SIP ou refaire la normalisation. Si des erreurs se sont glissées dans la normalisation, suivez les instructions de la section Gestion des erreurs pour régler le problème.

Bind PIDs¶

Bind PIDs refers to making use of Archivematica’s integration with Handle.Net, a registry that assigns persistent identifiers, or handles, to information resources. If you do not use Handle.Net, consider setting your default dashboard processing configuration setting for this Microservice to « No ».

If you do use Handle.Net, you can configure Archivematica to mint persistent identifiers (PIDs) for digital objects, directories, or AIPs by defining the PIDs in a configured Handle.Net registry. Handle.Net can then create persistent URLs (PURLs) from the PIDs and can reroute requests to the persistent URLs to a target URL that is configured in Handle.Net.

To configure Archivematica and Handle.Net, first fill in the Handle server config settings in the Administration tab.

During processing, selecting Yes at the Bind PIDs decision point will send a request to the Handle.Net HTTP REST API server to mint a PID. By default, the PID is based on the UUID of the object. You may also use the accession number if you entered an accession number on the transfer screen.

Transcrire le contenu du SIP¶

Archivematica gives users the option to Transcribe SIP contents using Tesseract OCR tool. If Yes is selected by the user during this microservice, an OCR file will be included in the DIP and stored in the AIP.

Stocker l’AIP¶

After normalization is complete, the SIP runs through a number of microservices, including submission documentation and metadata processing, METS file generation, indexing, DIP generation, and AIP packaging. Once the AIP is packaged, it is ready to be stored.

Archivematica can be configured with many AIP storage locations. Users can select the appropriate storage location for each AIP using the dropdown menu in the Archivematica interface. To configure AIP storage locations, see the Storage Service documentation.

Archivematica ready to store an AIP

1. Before storing the AIP, you can review the contents of the AIP by clicking Review. A new tab will open where you can browse your AIP. To review the individual objects in the AIP, click on the 7z file to download it. You can also view the METS file (the file with the name METS-uuid.xml) by clicking on it.

   

   If you want to validate the METS file, you can click on the temporary file that ends in validatorTester.html. This will open the METS file in a new window where you can validate it against the METS specification using the PREMIS in METS validator.

   For more information on Archivematica’s AIP structure and the METS file, see AIP structure.

2. Once you are ready to store the AIP, select Store AIP from the action dropdown menu. You can also reject the AIP, if needed.

3. When prompted, select the storage location where you would like to store the AIP.

4. Once your AIP has been stored, you can view and manage it on the Archival storage tab.

Télécharger le DIP¶

Archivematica supports DIP uploads to AtoM, Binder, ArchivesSpace, and CONTENTdm. For information about uploading DIPs to your access system, see Access.

DIPs can be stored similar to AIPs; however, DIPs can also be generated when required by doing a partial re-ingest of the AIP.

Réacquistion de l’AIP¶

Il existe trois types différents de réacquisition d’AIP :

Où commencer le processus de réacquisition¶

Vous pouvez démarrer le processus de réacquisition via l’onglet Dossier de stockage des archives du Tableau de bord, le Service de stockage ou l’API.

Onglet Dossier de stockage des archives du Tableau de bord¶

Go to the Archival Storage tab and find the AIP you wish to re-ingest by searching or browsing.

1. Click on the name of the AIP or View to open that AIP’s view page. Under Actions, click on Re-ingest.

2. Choisir le type de réacquisition (métadonnées, partielle ou intégrale).

3. Click on Re-ingest. Archivematica will tell you that the AIP has been sent to the pipeline for re-ingest.

Note

Si vous tentez de faire la réacquisition d’un AIP qui se trouve déjà dans le pipeline pour réacquisition, Archivematica affichera un message d’erreur.

Note

Archivematica semblera vous permettre d’extraire puis de supprimer les paquets. L’AIP correspondant contiendra toutefois les paquets, et dans le fichier METS, ils ne seront pas associés correctement aux événements de réacquisition. Ceci est documenté comme bogue ici : https://projects.artefactual.com/issues/10699

4. Allez à l’onglet Transfert ou Acquisition et approuvez la réacquisition de l’AIP.

5. At the Normalization microservice you will make different choices depending on the type of AIP re-ingest you’ve selected.

   Réacquisition des métadonnées seulement

   1. Ajouter ou mettez à jour les métadonnées avant d’approuver la normalisation pour vous assurer de l’enregistrement des métadonnées dans la base de données avant la préparation de l’AIP METS. Il existe deux façons d’ajouter ou de mettre à jour les métadonnées :
      1. Ajouter des métadonnées directement dans Archivematica
         1. Cliquez sur l’icône du papier et crayon sur la même ligne que le nom du SIP pour accéder à la page « Ajouter des métadonnées ».
         2. Cliquez sur « Ajouter », situé sous « Privilèges », si vous avez des métadonnées de privilèges à ajouter.
         3. Cliquez sur « Ajouter », situé sous « Métadonnées », si vous avez des métadonnées descriptives à ajouter.
         4. Tapez vos métadonnées.
         5. Cliquez sur « Réacquisition » (en haut à gauche) pour revenir à l’onglet Réacquisition lorsque vous avez terminé.
      2. Add metadata files
         1. Cliquez sur l’icône de rapport sur la même ligne que le nom du SIP pour accéder à la page « Ajouter des métadonnées ».
         2. Cliquez sur « Ajouter des fichiers de métadonnées », situé sous « Métadonnées ».
         3. Cliquez sur « Naviguer »
         4. Sélectionnez un fichier metadata.csv. Notez que le nom du fichier doit littéralement se nommer metadata.csv et le fichier doit suivre la structure décrite dans Importer les métadonnées. Le fichier doit également être situé dans le même Emplacement du transfert source que vous avez utilisé pour vos objets lors du transfert vers Archivematica.
   2. Sélectionnez « Ne pas normaliser » lorsque vous avez terminé d’ajouter vos métadonnées.
   3. Continuez le traitement du SIP comme d’habitude.

Note

Lorsque vous effectuez une réacquisition de métadonnées seulement, il n’y aura pas d’objets à l’étape de l’examen dans votre AIP - Archivematica remplace le fichier METS de l’AIP existant au moment du stockage.

Réacquisition partielle

1. Au besoin, ajouter des métadonnées. Pour obtenir les instructions, consulter Réacquisition des métadonnées seulement.
2. Sélectionnez « Normaliser aux fins d’accès ».
3. Continuez le traitement du SIP comme d’habitude.

Réacquisition intégrale

1. Au besoin, ajouter des métadonnées. Pour obtenir les instructions, consulter Réacquisition des métadonnées seulement
2. Sélectionnez la voie de normalisation désirée.
3. Continuez le traitement du SIP comme d’habitude.

Important

Toutes les options de normalisation seront affichées pour les SIP normalisés. Mais pour les métadonnées seulement ou la réacquisition partielle, seules les voies de normalisation ci-haut sont prises en charge.

Astuce

Vous pouvez ajouter des métadonnées ou les mettre à jour avant ou après la Normalisation. Mais pour veiller à ce que les métadonnées soient enregistrées dans la base de données avant la préparation de l’AIP METS, il est recommandé d’ajouter les métadonnées avant la Normalisation ou de ne pas cocher le rappel de métadonnées dans la Configuration de traitement.

Service de stockage¶

1. Dans l’onglet Paquets du Service de stockage, cliquez sur Réacquisition à côté de l’AIP donné.

2. The Storage Service will ask you to choose a pipeline, the types of re-ingest (see above for thorough descriptions of each), and for full re-ingest, the name of the processing configuration.

3. The Storage Service will confirm that the AIP has been sent to the pipeline for re-ingest. Proceed to the Transfer or Ingest tab of your pipeline, and follow steps 3-6 above.

API¶

Documentation à venir.

Clean up the ingest dashboard¶

The dashboard in the Ingest tab should be cleaned up from time to time. As the list of SIPs grows, it takes Archivematica longer and longer to parse this information which can create browser timeout issues.